该文发表于2009年6月22日

《建筑时报》

建专业所,还是搞综合院?

——设计院如何走出组织模式困惑

¾ 上海复斯管理咨询公司总经理 赵春明

 

    内容摘要:专业所模式和综合院模式是设计院所现行的两种基本组织模式。专业所组织模式的优点在于其较高的专业生产能力,缺点在于其较低的业务管理能力;综合院组织模式的优缺点与专业所组织模式相反:业务管理能力高而专业生产能力低。实际能够完成的产量最终是由“产能”和“管能”中的最低者决定的,设计院所在两种组织模式间面临选择的困境。

 

从目前来看,专业所模式和综合院模式是设计院所现行的两种基本组织模式。本质上,专业所模式是直线职能制组织结构在设计院所的具体表现,综合院模式是事业部制组织结构在设计院所的具体表现。那设计院究竟该选择哪种模式呢?

一、两种模式各有利弊

从资源的配置方式角度说明两种组织模式的差异,将更有助于对这两种组织模式的理解。在专业所模式下,专业生产资源按专业集中配置在各个专业所(或专业处),管理资源集中配置在院级职能部门,由院级职能部门完成对所有项目的计划管理——从编制生产计划,到组织落实、专业协调和监督检查,由各专业所(或专业处)按院生产作业计划要求完成本专业的设计生产任务;在综合院模式下,各专业生产资源按各业务类型的需要,分别分散配置到不同的二级综合院内,管理资源也根据各业务类型的需要大量配置到二级综合院中,由各二级综合院负责本院内所有项目的计划管理,并由二级综合院内的各专业生产资源完成项目生产任务。

由于两种组织模式在资源配置方式上的差异,导致这两种组织模式优缺点的差异。生产资源按专业集中配置,有利于形成各专业的规模经济,各专业的生产能力较高;管理资源分散配置到各二级综合院,从理论上说,就是对二级综合院进行管理分权和业务类型管理的专业化,即“管理分工”,如同“劳动分工”可以提高劳动效率的道理一样,管理分工可以提高管理能力,使得设计院所业务管理能力(包括经营能力和生产管理能力)较高。因此,对于一个既定的设计院所而言,专业所组织模式的优点在于其较高的专业生产能力,缺点在于其较低的业务管理能力;综合院组织模式的优缺点与专业所组织模式相反:业务管理能力高而专业生产能力低。相关复斯研究成果《 科技日报》2005年3月24日“设计类院所亟待突破战略发展和产能放大两大难题

二、“产能”与“管能”之惑

“产能”上限与“管能”上限成反比例变化,是造成现阶段设计院组织模式困惑的根本原因。对设计院而言,实际生产能力受制于两个因素:各专业生产能力和生产管理能力(下面分别简称“产能”和“管能”)。如同“木桶原理”——木桶能装的水取决于木桶最低一块木板,设计院所的实际生产能力取决于“产能”和“管能”中某个“短板”的水平。在专业所模式下(直线职能制在设计院所的组织体现),专业生产资源按专业集中配置在各个专业所(或专业处),易于发挥专业生产资源的规模经济,各专业的生产能力达到最大化;但采用专业所模式,生产管理权力主要集中在院级职能部门,由院级职能部门统一负责对所有项目进行生产计划、组织落实、专业协调和监督检查。这种管理方式所蕴涵的生产管理能力在业务单一、规模较小的情况下是能够满足业务发展要求的,但随着业务的多元化以及生产规模的扩张,这种生产管理能力“较低的上限”就显露无遗,即使专业生产能力再高,但实际能够完成的生产量却受到“管能”这块“短板”的制约。

在综合院模式下(事业部制在设计院所的组织体现),院级管理权力部分下放给各个二级综合分院,由分院负责某类业务的生产计划与监督管理。这种纵向的管理分权提高了整个院的生产管理能力,“管能”上限得到了提升。但是,采用综合院模式,生产资源按照业务类型配置到各个二级综合院,专业生产规模被破坏,相比专业所模式专业生产能力下降了。此时,“产能”却成了限制实际生产完成量的“短板”。这两种模式中,“管能上限”和“产能上限”好似“跷跷板”,两者呈现相互矛盾的反比例变化。

三、超矩阵结构让“鱼”与“熊掌”兼得

正是这种“产能上限”和“管能上限”相互矛盾的变化,导致无论是采用专用所模式还是采用综合院模式,始终都存在制约实际生产能力的“短板”。面对这种困惑,一些设计院也作过其它尝试,但收效甚微。如实践中有些设计院所将专业所模式与综合院模式相结合,构造出混合模式——即有些业务类型按专业所模式运行,有些业务类型按综合院模式运行。该模式对那些业务发展明显不均衡、有好有坏的设计院所还有一定改进作用,但对于业务普遍发展较好的设计院所来说,该模式不仅没能很好的解决问题,反而增加了院级生产管理的复杂性。

对此,上海复斯管理咨询公司根据对该问题的理论研究和咨询经验认为,必须跳出传统组织模式选择的困境,创新出新的组织模式,使其兼有专业所和综合院两种组织模式的优点。首先,要改变传统的业务运行方式,以规范的项目管理业务运行方式,代替原有的集中计划管理的业务运行方式——这是由设计院所本身“项目式”业务特点决定的。需要指出的是,有很多科研院所自认为自己采用的是项目管理业务运行方式,但实际上,其中的大多数并非是真正的项目管理业务运行方式,确切的说,不过是“以项目为对象的集中计划管理”的业务运行方式而已——这一点具有很强的蒙蔽性,不加区别,很容易错过组织改进的机会;第二,建立超矩阵组织结构。项目管理的业务运行方式,需要矩阵制组织结构的配合,这是一般性常识,对业务类型少、规模不大的小设计院基本适用。而对多业务类型的大型设计院,矩阵制组织结构是无效的——就像专业所模式一样,生产管理能力仍然会远远低于各专业的专业生产能力,最终还是不能有效提高实际生产能力。因此,对于多业务类型的大型设计院,必须在矩阵制组织结构基础上,构造出具有生产管理功能和经营功能的类业务管理单元,构设出超矩阵组织结构;第三,建立、完善各项项目管理制度、相应的收入分配制度和业绩考评制度,在制度和机制上保证项目管理业务运行方式在超矩阵组织结构内准确运行详见复斯研究成果《中国建设报》2006年11月16日构造设计院基于项目管理的组织结构 

 

 

  了解更多理论、知识、案例等最新研究,

  请加微信公众号“FUTH企业创新发展”,

  免费获取复斯公司企业创新发展研究。

 

 微信号:FUTH-CXFZ

         地址:上海市浦东银城中路68号时代金融中心22楼   邮编:200120 

         电话:021-55951999(总机)  传真:021-55952999  邮箱:[email protected]

         Copyright©1999-2015 上海复斯管理咨询有限公司 ,All Rights Reserved