该文发表于2007年7月

《企业管理》

 

 

 组织管理环境:影响项目管理的同步因素

¾ 上海复斯管理咨询公司

 

很多公司,培养了大量项目管理人员,项目管理的制度文件也编制了一大堆,而且在“执行力”上也很是强调了,为什么项目管理水平还是很难提高?生产协调、进度和效益等问题还是得不到有效解决?据上海复斯管理咨询公司的实践研究,常规组织体系和管理模式——项目管理的运行环境,缺乏有效变 革是症结。我国很多公司都是在传统管理模式下逐渐引入项目管理模式的,随着人员培养、项目管理制度的自身建设达到一定程度以后,企业的组织体制和整体管理模式这一“环境”因素,对项目管理的阻碍程度越来越大。对于很多项目管理模式引入较早、实践水平较高的公司而言,组织管理环境已经成为了完善项目管理的“瓶颈”,迫切需要同步变革。

一、影响项目管理的组织管理环境因素

从管理学基本理解出发,可以认为工作对象的有效完成需要四个方面的管理内容(按管理领域区分):组织管理、业务管理、职能管理和业绩管理。项目同样是工作对象,同样需要这四方面的管理,因此,项目管理的内容体系整体上也包括四个部分:项目组织管理体系、项目业务管理体系、项目职能管理体系和项目业绩管理体系。

相应的,在项目管理的组织管理环境中也存在着四个相应的“外体系”(参见图1):

组织环境。由常设部门中所有与项目生产和管理相关的业务单位、业务管理部门和职能部门共同组成,具体包括三个部分:企业组织结构与功能职责体系、常设部门权力配置体系和常设部门信息管理体系;

业务管理环境。由公司整体业务(即多项目的)生产与管理流程,以及各部门内的业务生产与管理流程组成,包括五方面具体内容:常设部门人员派出与过程管理程序体系;常设部门和公司业务计划形成与变更程序体系;常设部门中关于设计、采购、施工和开车的对应业务程序体系;常设部门间接口管理程序体系;常设部门间协调程序体系;

职能管理环境。由公司整体及各部门内职能管理活动的流程和制度组成,包括四方面具体内容:常规质量、安全管理体系;常规造价、合同、财务管理体系;常规分包管理体系;常规进度、材料、费用控制体系。

业绩管理环境。由公司整体及各部门内业绩管理方式、流程和制度组成,包括三方面具体内容:公司和常设部门预算体系(包括经济核算和决算体系);常设部门和人员收入分配体系;常设部门和人员绩效考评体系。

二、传统组织管理模式和项目管理模式

从业务组织体系和企业组织体系之间的关系角度,很容易区分出传统组织管理模式和以项目管理为基础的新型组织管理模式。围绕业务的完成所建立起来的组织体系,是业务组织体系;在业务体系建立之前的企业常规组织准备状态,是企业组织体系。如果业务组织体系和企业组织体系完全重合,那么这样的组织管理模式就是长期以来我们所习见的类型(传统组织管理模式)。当业务组织体系和企业组织体系不完全重合时,即意味着出现了一种不同的组织管理模式,比如矩阵制组织管理模式。在以项目管理为基础的组织管理模式下(本文简称项目管理模式),业务的完成以临时项目部为主体,企业组织体系中的各级部门和业务单位从以前的业务完成过程的主导者变成了配合者,业务组织体系和企业组织体系分离的程度远高于一般的矩阵制组织管理模式,可以认为该组织管理模式是一般矩阵制组织管理模式“两体分离”的继续。

“两体(业务组织体系和企业组织体系)重合”是传统组织管理模式的整体特征,该模式适用于连续性生产业务,业务组织体系不需要重新设计,可以在之前设计好的企业组织体系内重复使用;“两体分离”是项目管理模式的整体特征,该模式适用于项目式业务,业务组织体系需要经常性的重新设计,不能在企业组织体系内直接实现业务生产。而很多具有项目式业务特点的组织,如工程公司、设计院等工程类企业,船舶、机电等大型订制化生产企业,针对高端客户提供专门化服务的银行、保险公司等金融机构,中科院、国家基金委等科研及科研管理机构,等等,虽然在积极引入和推进项目管理,但传统组织管理模式下的“两体重合”特征仍然很突出,离“两体分离”的要求还有很大差距。

项目管理体系属于业务组织体系,这样,如果一个企业在传统组织管理模式下引入项目管理,过程中对传统组织管理模式不做根本的变革,那么实际上就相当于存在两个业务组织体系:项目管理体系和传统组织管理模式下所内含的、尚未变革消除的“传统业务体系”。结果,项目管理体系和传统业务组织体系在运行中必然发生冲突,而传统业务组织体系和企业组织体系是一致的,能够得到常规部门和与之相应的行政管理权的支持,所以,最终的冲突结果必然不利于项目管理体系:项目管理体系中,和传统业务组织体系一致(或相融)的部分能够得到运行,不一致、不相融的部分则不能运行,只会被传统业务组织体系的对应部分所替代。 

三、现行组织管理环境的一般特征及对项目管理的影响

下面从六个方面对现行组织管理环境的具体特征及对项目管理的影响作简要说明。

(一)功能职责环境:“功能完整”代替“功能拆分”,常设部门与项目部角色冲突

在传统模式下,业务组织体系和企业组织体系重合,所以,常设部门具有“完整”的生产及生产管理功能;而项目管理模式下,“两体分离”,项目部作为常设组织体系的临时组织补充和临时功能延伸,具体承担着具体项目的大部分生产管理和生产工作,因此常设部门就不应再具有完整的生产及生产管理功能,而只是具有拆分后的部分特定功能(参见上海复斯管理咨询公司文章:“项目部的合理边界在哪里”,《中国建设报》2007.2.17)。

而当前,很多公司一方面部门的生产和生产管理功能没有恰当的调整,或虽调整,但缺乏明确、可操作的功能划分界定;一方面项目管理制度又对项目部的生产和生产管理规定了应有的功能和职责。这样,实际上就存在着严重的功能职责重叠,导致项目生产过程中的实际角色冲突,最终导致项目部的功能和职责成为虚设,被常设部门对应职能实际替代。实践中,功能职责的重叠还容易导致各类主体产生更有害的机会主义做法:当常设部门认为完成某项工作对自己有利时,会固执的将其把持在手,而当觉得无益时,又会推诿给项目部;项目部同样如此。到最后,即使项目生产工作没做好,双方都有正当的理由,都可以没有责任。

(二)权力体系环境:“‘两权’合一”代替“‘两权’分离”,项目部被常设部门肢解和内化

在传统管理模式下,资源管理和完成业务所需的完整权力均配置给部门(领导),行政管理权和业务管理权的“‘两权’合一”是其主要特征。项目管理模式下,资源动态使用是基本的业务特征,项目部作为资源使用主体不具有资源所有权(如果是人员则对应于行政管理权),而只拥有适当类型的业务管理权——计划编制、任务落实、生产组织、过程协调与监管等与业务活动相对应的一类管理权力,因此,必须在制度上做出明确的规定,将常设部门原完整的业务管理权进行分拆,特定部分业务管理权配置给项目部,使外环境具有“‘两权’分离”的特征。

当前的很多公司,没有实现"两权"分离,即使赋予项目部相应的业务管理权,也会因同时存在的部门完整业务管理权而无法有效行使,项目参与人员、包括项目部各级经理只会听命于部门领导,基于业务管理权而构建起来的项目部组织体系,实际上被常设部门肢解、进而替代和内化。

(三)人力资源使用环境:“一次性配置”代替 “多次性输出”,影响资源使用效率

在传统管理模式下,人力资源固定配置在常设部门,在部门内统筹管理和使用,因此“一次性配置”是其典型特征;而在项目管理模式下,资源要根据项目开展过程的不同阶段需要,分多次向项目部输出。由于项目的阶段性差异,项目部需要适时调整内部的岗位结构、人员类型、人员规模和任职要求,这就要求常设部门根据项目部的实际需要及时调整派遣人员的数量和类型,所以,人力资源的使用呈“多次性输出”特征。

当前很多公司仍在所谓的“强矩阵管理”或“弱矩阵管理”上考虑人力资源的配置问题,实际上,这仍然是传统人力资源“一次性配置”特征下的固有思维,使人员使用陷入“要么归项目部,要么归部门”的非此即彼模式,严重抑制现有资源应有的效率空间和多项目生产的应有能力相关复斯研究成果《中国建设报》2007年2月17日“项目部的合理边界在哪里

(四)业务计划与生产协调环境:“行政管理顺次”代替“业务管理顺次”,项目管理丧失针对性和灵活性

在传统管理模式下,生产计划和工作任务按部门自上而下依次分解落实,在生产过程中同样是依行政条线由各级领导负责直接的业务协调,即整个过程都遵循“行政管理顺次”;而在项目管理模式下,项目部是项目计划形成的起点,并依次形成项目的各级专项计划如项目采购计划、专项采购计划等,基层业务部门根据该计划、所派遣的人员和直接承担的生产任务,形成针对该项目的部门生产计划,然后综合多个项目形成本部门整体生产计划,其上级业务部门则据此依次形成部门的生产管理计划,并最终汇总成为公司整体业务管理计划——整个过程呈“∨”字型,使得项目计划的针对性强、细节更准确、各主体的事前责任更明确。然后,当项目开展过程中出现各种程度的变化时,首先是由项目部的底层专业经理负责对组内进行业务协调,协调无效或根据变化范围需要由更高一级项目专业经理进行业务协调时,再依次到项目经理对整个项目部进行业务协调,最后若需要,公司将根据项目部的申请进行自上而下的逐级行政协调——该环节类似传统协调方式,整个过程呈“∧”字型,充分发挥了项目部的主动性,以及对各类变化的灵活响应性。由此可看出,项目管理模式下的计划和协调过程,在整体上遵循的都是“业务管理顺次”。

实践中,很多公司因常设部门的功能职责和权力配置等方面的前提性障碍,目前行政管理顺次替代业务管理顺次的现象非常普遍,不仅例外管理和行政干预频繁,甚至到了项目部必须配备公司副总才行的地步——项目管理无法规范开展。

(五)职能管理环境:“间接行使”代替“直接服务”,项目部职能管理能力差,公司对项目部监管失控

传统组织管理模式下,职能管理部门对业务单位的职能服务和职能监管,都是以间接的方式进行,表现为职能部门不介入业务单位的具体生产过程,而只是通过界面管理加以行使。项目管理模式下,因临时的项目部一方面不可能如常规业务部门那样有之前形成的职能管理能力可资沿用,一方面业务管理对象又具有个性化和过程不确定性强的特点,所以必须要求职能管理部门对项目部的职能服务是“直接”的——职能部门按项目管理的要求和项目部的人力资源预算,向项目部直接派出职能管理人员。另外,直接服务不仅可以提高项目部职能管理的水平,而且可以通过派出人员对项目生产过程的深度参与,实现职能管理部门对项目生产过程和对项目部的更为有效的控制。

现实中的很多公司,由于职能管理环境转变不到位,“直接服务”能力并未有效建立起来,虽然派往项目部一些职能人员,但由于配套环境和配套体系问题,实际上发挥不了作用,基本上处于闲置状态,职能管理仍然等同于传统的“间接行使”做法。导致项目部不仅职能管理水平差,而且公司对项目的监管也很难到位,甚至处于一定程度的失控状态,比如,项目生产中的问题常常以累积的方式阵发性的集中暴露出来,导致一出现就是很大的问题,就需要高层领导出面实施例外管理,反映到组织层面上就需要阵发性的加班加点,等等。需要指出的是,应对失控状态下的进度问题可能还可以采用类似例外管理的方式,但对于失控状态下出现的成本费用和质量安全问题,那可就没有可资利用的事后补偿性的方式了——成本费用管理和质量安全管理的最大特点在于良好的、持续性的过程控制,否则一旦发生就很难逆转。

(六)业绩考评环境:“体系混同”代替“体系分离”,项目部考评体系难以规范运行

业务组织体系需要业务管理,企业组织体系需要企业常规管理。这两类管理中都需要考评。前者是基于业务管理权的考评,称业务考评;后者是基于行政管理权的考评,称组织考评。在传统组织管理模式下,因业务组织体系和企业组织体系“重合”,所以,业务考评体系和组织考评体系是重合的。而在项目管理模式下,因两类体系应是分离的,所以业务考评体系和组织考评体系也应是“分离”的。

很多公司在引入项目管理的过程中,对组织管理环境的变革较为滞后,仍然用实际上是“两体重合”的模式作为项目管理的运行环境,由此导致业务考评体系和组织考评体系也相应的仍然处于“重合”状态——相对项目管理模式而言,更准确地说是“混同”状态。由于这种混同,使得现在很多从事项目管理的企业,仍然沿用着传统的业务考评体系:固定时点的考评周期——按月度、季度或半年度、年度进行统一考评,这对于生产过程同步性差的项目式生产而言,显然是不适合的;行政等级的考评过程——沿着行政层级逐级进行考评,而项目管理模式下,业务组织体系和企业组织体系有很大程度的分离,所以相应的对业务的考评次序就不应与行政等级完全一致;基于部门的业务信息体制——按照部门提供的业绩信息、参照部门的计划标准进行考评,导致部门的业绩信息和项目部的对应信息往往有很大差异,部门的计划往往对项目部的计划变更不能做出及时的调整相关复斯研究成果《企业管理》2009年5月项目基础型业绩管理模式——项目式业务特点企业的薪酬分配与绩效考评

四、完善项目管理,必须同步变革现行组织管理环境

影响项目管理实际水平的因素有三个:资源基础,项目管理体系和组织管理环境。三个因素对项目管理的影响方式不同,而且相互间存在很强的内在关系,如图2所示。

资源基础,主要指公司项目管理类人力资源的规模、结构与质量,决定项目管理水平的最大上限。资源基础不好,无论在项目管理体系和组织管理环境上做怎样的建设,也很难有很高的实际水平。在资源基础所决定的最大上限内,组织管理环境进一步决定项目管理水平的实际空间(实际上限)。组织管理环境越不利于项目管理的规范运行,其所决定的实际空间就离最大上限越远。项目管理体系则在实际上限内决定项目管理水平的实现程度,即在该空间以下,项目管理水平随项目管理体系完善程度变化而变化。当项目管理体系逐渐完善、所决定的项目管理水平非常接近实际上限以后,项目管理就遇到了“天花板”,此时,如不改变组织管理环境,那么无论怎样完善项目管理体系本身,都不会再对项目管理水平提高有任何帮助。

从纯设计角度,项目管理体系可以独立向项目管理的科学方向不断完善,但如果要在特定的组织管理环境下运行,则只有其中适应所在组织管理环境的那部分设计内容才能得到良好运行,转化为项目管理的实际水平;而那些不适应所在企业组织管理环境的设计部分,则只能停留在纸面上或形式上,不能转为实际的管理水平——管理者有时会误认为是“执行力”差导致的。

当项目管理水平难以继续提高,进度问题、成本费用控制问题等难以有效解决时,则可能有三个方面的问题需要解决:资源基础培育问题,项目管理体系建设问题,或者组织管理环境变革问题。

由于项目管理体系和组织管理环境之间的高度关联性,导致很多问题都与这两个因素同时相关,而资源基础相对独立一些。为了简化实践中的操作,建议公司首先应持续不断的提高资源基础,然后,在此过程中同步完善另两个纯管理因素:项目管理体系和组织管理环境。

当前,大多数企业把注意力主要集中在资源基础加强和项目管理体系建设上,比如项目管理人员培训与考证,各类项目管理体系文件的编制与完善等,而对组织管理的配套变革关注不够。在引入项目管理的初期,这样的做法基本上是可行的,也会比较有效,但再继续下去就会越来越不可行、项目管理水平提高的效果也会越来越不明显(结合图2,可以很容易明白原因)。现在我国的很多公司,实践项目管理模式已有较长一段时间了,很多都到了组织管理环境已成为项目管理水平提升瓶颈的阶段,应把工作重点放在组织管理环境的同步变革上。

 

 

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