该文发表于2007年6月26日

《中华建筑报》

   该文发表时标题为“常规分配体系掣肘项目管理”

 

 

常规分配体系制约项目管理

¾ 上海复斯管理咨询公司总经理 赵春明

 

对项目人员的激励作用弱于常规部门,导致项目管理难以规范运行,是当前项目管理中人人皆知的难点问题。为此,很多公司在完善项目管理制度上下了很大功夫,比如赋予项目经理及项目部其他各级管理人员对项目人员的分配权,并在分配额、分配项、分配方式等方面作了详细的规定,但仍然不能有效解决问题。

对此,很多人解释为“项目部是临时的,常规部门是永久的,所以前者的激励效果弱于后者是必然的”。照此说法,项目管理作为一种管理方法,在一开始就缺乏科学前提。应该警惕这种似是而非的说法。这种说法,是常规工作方式下形成的传统思维模式的结果。当一个人收入和业绩评定的大部分直接来自临时主体(如项目部)且成为一种常态时,项目部对人员的激励还一定会弱于常规部门吗?事实上,比较不同主体对某对象激励作用的强弱本来就是错误的,激励是一种方案——根据完成工作的需要所做出的关于激励手段和激励资源的合理配置,应该比较的是完成各项工作的内在激励需要和激励方案本身之间的匹配性。

上海复斯管理咨询公司在广泛的实践研究中发现,常规分配体系不匹配项目部分配体系,才是导致当前大多数公司项目部对项目人员的激励作用不够的根本原因。常规分配体系指公司对“常规”部门的分配体系和对人员的“常规”分配体系,包括:常规部门收入(包括部门工资总额)构成、预算方法和分配方式;人员的收入构成、计算方法和分配方式。由公司人力资源管理部门制定的常规分配体系,构成了项目部分配体系的运行“环境”,支持项目部分配体系时,项目部分配体系就能产生应有的激励效果,有利于项目管理的规范运行,否则,就会出现项目部体系虽然规范运行但却不能产生规范激励效果的情形。当前我国很多公司的分配环境都是从传统组织管理模式延续下来的,不支持项目部收入分配体系,很大程度上影响了项目管理的规范运行,导致项目部分配体系“有形无实”、“形似神非”的现象相关复斯研究成果《 企业管理》2009年5月项目基础型业绩管理模式——项目式业务特点企业的薪酬分配与绩效考评

常规分配体系通过以下六种方式影响项目部分配体系、进而影响项目管理的运行水平:

 1、薪资结构

薪资结构,指收入项和各收入项在总收入中的比例。项目部对员工的分配只涉及生产和生产管理类业绩工资部分,如果一个员工的收入结构中还包括其它收入项,且这些收入项占比较高,那么项目部对项目参与人员总收入的影响就会下降。这种下降的结果就会导致项目部内各级业务管理者对项目参与人员的激励程度下降。工资结构中非项目性收入的比例越高,对项目部分配效果影响越大。

当前很多公司的收入结构都有三部分组成:基本工资,包括保障工资和各类津贴;绩效工资,其中项目管理制度在规定上尚不很完善的公司,绩效工资基本上由部门考核发放,项目部只是提供其中一部分考评指标的考评信息或数据;奖金,主要由部门考核发放。因此,这些公司一般员工的收入中,由项目部分配决定的部分占比很小,导致项目部分配对项目参与人员的实际影响很小。

 2、薪资发放方式

发放方式,指工资发放的时间规定和计算方式。如果所有的工资项都在固定的时点同时发放,或来自每个项目的分配都以汇总的结果整体发放,就会破坏项目参与人员与具体项目之间的直接经济联系,如果计算上再比较复杂,那么这种直接联系就更不容易建立了,从而弱化项目部激励对项目参与人员的心理影响,而强化部门激励的影响。工资发放得越综合、计算越复杂、发放时间越不及时,则对项目部分配效果的影响就越大。

当前很多公司都是按固定周期异步分项发放工资。岗位工资每月单独发放,按项目考核发放的绩效工资汇总后每季度综合发放(有些公司甚至半年综合发放)。在计算方式上,也比较复杂,各层级部门都有一定的调节权。这样的薪资分配方式,自然对项目部分配的效果有很不利的影响。以上海复斯管理咨询公司曾服务过的某工程公司设计人员为例,他们的绩效工资称为工程奖,工程奖每季度按项目分别结算,然后汇总形成设计人员的季度工程奖。即:首先,项目设计经理提出对各专业设计组的工程奖分配方案,报设计中心;设计中心经理在各项目工程奖分配方案汇总的基础上,有10%的调节权;经过汇总、调节以后的各专业工程奖总额下达到各专业室;在设计中心分配到专业室的工程奖总额基础上,专业设计经理就每一个项目提出对本专业设计人员的分配方案,然后提交专业室主任;专业室主任也有10%的调节权,于是在各专业设计经理报上来的分配方案基础上,经过再调节,最终形成设计人员的季度工程奖。这样,经过多项目综合,又经过两次调整,工程奖实际发放到设计人员手里时,他们早已分不清多少是来自这个项目的,多少是来自那个项目的。这严重模糊了被分配人员与具体项目的经济联系,而使参与项目的设计人员认为主要是室主任在决定着自己的分配。这样,专业设计经理虽然被赋予了对设计人员的分配权,且实际上也在分配过程中行使着,但却不会对设计人员产生相应的激励作用。

 3、部门分配权

除了项目部有分配权之外,部门领导也会有一定程度的分配权。部门领导有了分配权以后,他要么可以具体调节一个项目的分配方案,从而降低项目部对人员在该项目当前阶段的经济影响,要么可以通过发放其它收入项,改变人员的年度总收入,从而降低项目部分配对人员在该项目上的整体经济影响。总之,部门领导的分配权越大,对项目部分配效果的影响就越大。

一般公司的部门领导至少有两部分分配权,一是前面提到的项目分配调节权,一是部门综合奖发放权。给部门领导一定的分配权是必要的,问题是部门领导如何利用自己的分配权,是强化或补充项目部的分配呢,还是弱化或抵消项目部的分配?结合对公司常规考评体系的分析可以知道,由于缺乏部门领导与项目完成过程之间的利益一致性设计,导致现实中部门领导只关注本部门最后的结果,当与项目完成过程中的配合、协调等实际需要发生矛盾时,部门领导就通过手中的分配权补偿本部门项目参与人员来自项目的损失,严重弱化、甚至抵消了具体项目部对参与人员的激励效果。

 4、分配次序

分配次序,指常规组织体系中各级主体和人员收入形成的先后顺序。如果将被分配者称分配对象,对分配对象实施分配者称分配主体,则分配次序不同即表示对同一分配对象的分配主体发生了变化。项目部在分配次序中的位置越靠前,则相应的常规分配体系越支持项目部分配效果的实现,越靠后,则相应的常规分配体系越阻碍项目部分配效果的实现。

以连续性业务为特征的组织,业务体系和企业的组织体系是完全一致的,或者说,通过企业的常规组织体系完成业务,因此,它们的分配次序和组织的层级具有一致的对应关系,即公司对一级部门分配,然后一级部门对二级部门再分配,等等。以项目式业务为特征的组织,业务体系是以临时组建的项目部为主体的,和企业的组织体系不一致。因此由业务体系决定的、内含完成业务所必需的激励规律所对应的分配体系,必然和企业组织体系不再一致,否则,临时项目部的分配权和分配所实现的效果都会受到严重影响。然而,由于很多公司都是在近十几年才逐渐引入项目管理模式的,原来的组织管理环境尚在改造中,所以分配次序并没有太多变化,仍然和组织层级相对应,项目部在整个分配次序中处于非常靠后的位置。

 5、部门可分配资源总量比

部门可分配资源占本部门员工全部收入总量的比例,是常规分配体系影响项目管理的构成因素之一,也是影响项目部分配效果的方式之一。比例越大,则项目部对员工总收入的影响就越小,从而影响项目部分配的激励效果。

在传统的组织里,部门可分配资源的总量比是100%。这种总量比适合以部门为业务完成主体的企业。引入项目管理模式后,则不能再有这样高的总量比,否则项目部在业务完成过程中的主体地位就无从实现。然而现在很多公司,部门可分配资源的总量比实际上仍然很高,多数在70-85%之间。在上海复斯管理咨询公司曾服务过的某工程公司中,项目部可分配资源只有和利润等项目指标挂钩的奖金(项目部管理费用虽然较多,但不构成可分配资源),所有项目的奖金占比不到公司对员工全部分配的10%,这意味着,部门可分配资源的总量比平均在90%左右。现在,一些公司在不同程度的变革分配环境,但基本做法不是直接改变总量比,而只是通过考评变更部门可分配资源总量。部门收入的总量即使变化了,也不会直接体现为项目部对具体人员分配比例的增加,仍然不会改变项目部对项目参与人员的激励效果。

当前很多公司的常规分配体系在上述5个方面上都存在着明显不利于项目管理的特征,并在实践中通过上述5种影响方式以综合性的效果、无形化的方式影响着项目管理:项目部规定的分配体系表面上被严格执行了,而实际上却被常规组织体系很无形的替代了,所以最终导致项目部有分配体系的规范运行形式,而没有分配体系的规范激励效果。

有关绩效考评相应研究,详见复斯研究成果《中华建筑报》2007年9月25日六大考评缺陷羁绊项目管理

 

 

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